こんにちは。ハシゴダカです。
突然ですが、「パラレルワーク」という言葉を聞いたことはあるでしょうか。
「本業」に対する「副業」とは異なり、
「複数の本業」に同時並行で携わる働き方を指します。
そのことから、「複業」と表現することもあります。
私もこのような働き方を目指しているのですが、必然的に作業量が多く、
何から作業すべきかの判断に、時間がかかってしまうことが最近の悩みでした。
そこで、パラレルワークにおけるタスク管理の方法について考えました。
結論：「Trelloでプロジェクト毎に順位付け」がベスト
色々と試してみた結果ベストだったのが、こちらです。
ちょっとわかりにくいかもですが、
タスク管理ツール「Trello」を使用しています。
仕事のジャンルやプロジェクト毎にリスト分けし、
ラベルで優先順位をつけています。
私は、この方法にしてから、
一つ一つのタスクを記憶することも、
思い出そうとする必要もなくなり、
正直、めちゃくちゃ生産性が上がりました。
Trelloのよくある使い方との違い
Trello自体は以前から導入していたのですが、
よく推奨されている使い方は、こんな感じです。
まず前提として複数人で共有し、カードは進行状況、ラベルは担当者を表していますね。
私はなんだか、ひとつのタスクをあちこちへ何度も動かすことが、
無駄な作業に感じてしまい、あまりこの使い方は合わず…。
あと、そもそも孤独に作業しているので、
一人で使うとなると担当者もいらないよな…などと思い、
GoogleカレンダーのToDo機能を使ったりしていました。
これに比べて、初めにご紹介したTrelloの使用法では、
担当者の区分けに使われていたラベルを、優先度を示す目的で使用しています。
「時間管理のマトリクス」
このラベルに使用している優先順位の分け方は、主に以下の通りです。
- 重要で緊急性の高いタスク
- 軽め（重要性は低い）けど緊急性の高いタスク
- 重要だけど余裕がある（緊急性が低い）タスク
- 軽めで余裕があるタスク
このような、考え方は「時間管理のマトリクス」と呼ばれ、
書籍「7つの習慣」において提唱されたものです。
限りある時間を有効に活用すること、そして、
「重要度だけど緊急じゃないタスク」
という誰もが後回しにしがちなタスクを強い意志を持って実行することで、良い結果に繋がる。
「大事を小事の犠牲にしてはならない」
という、この思考法をラベル分けに取り入れています。
ちなみに、私の場合はこれら4つのほか、
人生において今フルコミットすべきタスクを強く意識付けるため、
「特に最優先で処理しなければいけないタスク」というラベルも加えています。
また、さらに余談ですが、
私は最近、毎月必ずひとつの新しい事に取り組んでいます。
今後取り組みたいこと、勉強したいことも常に意識し、
「いま作業を進めないと、来月この勉強をする余裕がなくなるぞ」
と、自分にプレッシャーを掛けるため、
「目標」というラベルも作り、タスクを見る際、目に入るよう工夫しています。
タスクの脳内管理は、たくさんのアプリを起動したPCと同じ
出典：hirameki
このTrello活用法により、今までは脳内で散らかっていたタスクをマトリクスに落とし込み、
それをプロジェクト毎に整列させることができました。
様々なタスクを頭の中で抱えている状態は、
複数のアプリケーションを開いた状態のパソコンと同じです。
起動中のアプリの数が増えるほど、パフォーマンスが下がり、動きが遅くなります。
作業をしながら、
「次は何の作業をやればいいかな…」
などと記憶を辿っていた過去の自分は、今思うと相当生産性が低かったです。
ついでに、スケジュール管理もPCだけに記憶してもらおう
この考えはタスクだけじゃなくスケジュールにおいても同じです。
仕事だけでなくプライベートまで、
「Googleカレンダーや手帳を見ないと予定を思い出せない」
というレベルまで、頭の中に留めることをやめてしまうと、
驚くほど作業に集中できるようになるので、おすすめです。
ちなみに、「マルチタスクができる人はかっこいい」などと言われがちですが、
「シングルタスク」でひとつの作業を圧倒的な集中力で取り組み、
また次のタスク、その次…と処理していくほうが、確実に質の良さと速さを兼ね備えられます。
自分だけのために整えたTrelloで、
シングルタスクを優先順に淡々とこなし、
最高の成果を出せるパラレルワーカーを一緒に目指しましょう。
